El software de facturación es muy importante porque es la herramienta básica para tu negocio con la que trabajarás mucho. Debes estar seguro de que tienes la más adecuada, como ya comentamos anteriormente cuando hablamos de qué software necesitas para gestionar tu negocio.  Ahora conocerás los puntos clave que has de tener en cuenta al escoger un software online para facturar.

1. Seguridad de los datos

Lo primero que pensamos al decir “en la nube” es ¿y qué seguridad tienen mis datos? ¿Cómo sé que nadie accederá a ellos? Es importante escoger una solución fiable que te dé garantías. Te decimos las preguntas más importantes que debes hacerte:

  • ¿Los datos que se transfieren están cifrados? Los datos deben viajar cifrados por la red porque de esta forma nadie que pueda interceptar tu conexión podrá obtenerlos. Tu conexión cuando entres en tu cuenta debe tener el icono del candado con el protocolo HTTPS.
  • ¿Se almacenan en un servidor seguro? Deben estar almacenados en un centro de datos (data center) que son empresas que se dedican a la gestión de servidor y tienen todo tipo de medidas de seguridad para evitar robos de información y garantizar que la información está segura
  • ¿Se realizan copias de seguridad? Los desastres son poco frecuentes pero pueden pasar. Debes estar seguro de que la empresa tiene un protocolo de realización de backups periódicos para que siempre puedas recuperar tu información.

2. Automatización de tareas

Te debe ahorrar tiempo. Eso es imprescindible. Debe poder automatizar tareas que tu haces manualmente de forma cotidiana como generar facturas, albaranes, enviar emails… Infórmate bien de qué tareas permite automatizar el software. Por ejemplo, ¿quieres compartir tus documentos con tu gestoría? Ahorrarás tiempo porque no tendrás que escanearlos y enviarlos por email. Podrás encontrarlos de forma mucho más rápida y que el software gestione todos los envíos. Escoge una solución que te ofrezca esta funcionalidad.

3. Facilidad de uso

Necesitamos que el software puedas aprender a usarlo rápidamente y que cualquier persona de tu equipo lo pueda aprender a gestionar en poco tiempo. Para eso es imprescindible que el software sea usable y fácil de usar. Antes de contratarlo, pide una prueba para que tanto tú como el personal de tu empresa prueben el programa y estén agusto con la interfaz.

4. Soporte técnico rápido

En un software que gestiona tu negocio el soporte técnico es importante porque es muy probable que tengas que acudir a él para hacer adaptaciones o configuraciones. Necesitas saber cómo puedes contactar con ellos, verificar que te ofrecen respuestas rápidas y toda la ayuda necesaria. Lo ideal es que te pueda resolver dudas en menos de 24 horas.

5. Personalización para tu marca

Puedes gestionar decenas de documentos (facturas, albaranes, presupuestos…) y quieres que todas ellas tengan el logotipo de tu empresa y diferentes personalizaciones para adaptarlo a tus colores corporativos. Asegúrate de que el software tiene varias plantillas y que puedes personalizar monedas, logotipos, colores…

6. Gestión de clientes

Para cualquier negocio la gestión de clientes es básica. El módulo de gestión de clientes es básico porque te puede proporcionar mucha información útil que te ayudará con las ventas y te ayudará a automatizar muchas tareas y ahorrar tiempo. Por ejemplo, puedes guardar los presupuestos que has hecho, qué ha comprado cada cliente…. y luego usar esa información para tomar acciones: recibir un informe de los clientes que no han comprado nada en los últimos 3 meses, conocer quiénes han comprado cierto producto y hacerles una oferta…. Si tu sistema de facturación online te ofrece una gestión de clientes completa te ahorrará tiempo de gestión y lo podrás usar como herramienta de marketing para vender más.

7. Movilidad

Una de las grandes ventajas de un software online es la movilidad: puedes acceder a facturas, presupuestos, contactos… desde cualquier ubicación: el ordenador de tu oficina pero también desde el móvil, tablet, otros ordenadores… Se convierte en imprescindible cuando trabajas desde múltiples ubicaciones.

8. Descarga de información

Como la información está en la nube debes asegurarte de que la podrás descargar a tus dispositivos cuando la necesites: facturas, presupuestos, clientes… todo debe estar disponible para su descarga fácil y rápida.

¿Qué software de facturación en la nube ofrece estas funcionalidades?

FacturasCloud es una solución en la nube gratuita para autónomos y pymes muy fácil de usar que permite gestionar las facturas, presupuestos, clientes, proveedores… desde una plataforma segura, con soporte técnico en menos de 24 horas, uso fácil desde el móvil y automatización de tareas.

¿Qué puedes hacer con FacturasCloud?

Puedes administrar totalmente la facturación de tu empresa:

  • Soporte técnico muy rápido: La atención de los usuarios es fundamental. Se comprometen a responder en menos de 24h las consultas que tengas. Y tienen un chat online para una atención más rápida.
  • Envío automático a tu gestoría: Ahorra mucho tiempo enviando la documentación directamente desde tu software a la gestoría.
  • Gestiona tus ventas: Administra facturas proforma, presupuestos, facturas, facturas rectificativas, albaranes, productos y servicios asociados a los documentos. Podrás enviarlos a clientes y guardarlos en PDF
  • Gestiona tus gastos de los productos y servicios que compras
  • Contactos: Mantén un registro de los clientes y proveedores. Podrás crear informes de ingresos por cliente, gastos de proveedores… para ver donde ahorrar o a qué clientes hacerles acciones de marketing
  • Personalización: Administra los impuestos, logotipos, plantillas de documentos, datos personales… Pero también tantos números de serie como necesites para cada documento y puedes personalizar la numeración de las facturas.
  • Automatización de tareas: Crear facturas a partir de presupuestos aceptados, hacer seguimiento de los pagos, enviar emails, generar albaranes…
  • Control del pago de facturas y gastos: Puedes hacer un seguimiento de los pagos que vas recibiendo de cada facturas, así como de los pagos que vas haciendo. Tendrás controlado en todo momento si todo está pagado y cobrado a tiempo y lo que hay pendiente.
  • Descarga información: Puedes descargar a tu dispositivo todos los datos que necesites como facturas, presupuestos, clientes…
  • Configuración de moneda, fecha e idioma: Las cantidades se pueden mostrar en el formato que necesites (ej 1.500,00€ o $1,500.00). Además puedes usar el formato de fecha que más te convenga (dd/mm/aaaa, mm/dd/aaaa…) y configurar la plataforma en español o inglés

¿Quieres probarlo ahora? FacturasCloud tiene una versión gratuita que puedes usar desde ahora mismo.

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Sobre el autor

Benjamin Segura

Benjamin Segura

Responsable de negocio en PortalProgramas. Disfruto imaginando cómo hacer la vida de las personas más fácil uniendo la innovación, la tecnología y las empresas. Como ingeniero en informática primero, y responsable de negocio después, utilizo esa experiencia para facilitar a cada empresa la selección del software más adecuado para crecer. Cuando no estoy ayudando a empresas, me gusta jugar a pádel y bailar modern jazz. Vivo en Barcelona.

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