Excel es un programa muy sencillo para hacer facturas que utilizan autónomos y cualquiera que está comenzando un negocio porque además puede hacer facturas gratis. Es un sistema fácil de aprender a usar y que permite realizar operaciones sencillas, incluir gráficos y hacer informes. Pero que también puede ser una pesadilla cuando tienes que gestionar bastantes facturas porque lo sencillo se vuelve complicadoy consume mucho tiempo (hay poca organización, es difícil encontrar la información, editarla, saber cuándo ha de pagar cada cliente, mantener un histórico…). Por eso, aunque puedas crear facturas en Excel y cubra tus necesidades básicas,si utilizas un programa para hacer facturas te ahorrarás muchos inconvenientes que conlleva facturar en Excel y evitarás problemas con clientes. Te explicamos por qué.

Evita errores en las facturas

Cuando haces las facturas a mano es fácil cometer errores: número de factura equivocado, cantidades, conceptos… Aunque le prestes atención a cada factura, es común copiar y pegar datos, rectificar números o sumar importes mal. ¿Te has parado a pensar qué consecuencias puede tener eso para tu negocio? Tanto desde el punto de vista económico como de imagen para tus clientes, cometer errores en facturación es un problema grave porque es un área muy sensible.

El área financiera de cualquier empresa es clave, es la base de tu negocio. Por eso es especialmente importante cuidarla y estar seguro de que se hace correctamente, y de forma eficiente. Un software te puede ayudar a evitar esos inconvenientes: te ayuda a crear nuevas facturas, te facilita la rectificación de valores, calcula bien los importes finales… Eso se traduce en un ahorro de tiempo y dinero considerable a final de año.

Evita problemas en los cobros

¿Cuánto tiempo necesitas para gestionar un cobro si usas Excel? Probablemente mucho porque todo el trabajo es manual: crea la factura, envía una petición de pago, haz el seguimiento hasta que esté pagada, envía emails, recibos… Todo a mano. Es algo imprescindible pero que si facturas con Excel te consumirá mucho tiempo.

Cualquier sistema de facturación actual automatiza estas tareas y te las simplifica mucho. La gestión de cobros es mucho más eficiente y rápida. De forma que te puedes centrar en mejorar tu negocio y en ofrecer mejor atención a los clientes.

Reduce el riesgo de perder facturas

Las facturas de Excel están en tu ordenador pero es fácil que se pierdan por carpetas o que simplemente no las encuentres. Si haces 5 o 10 facturas es fácil manejar el volumen. Pero si cuentas todas las facturas que haces durante 1 año, el volumen se multiplica y resulta muy complicado gestionarlas de forma eficiente.

Te puedes encontrar con el caso de que sea difícil encontrar las facturas previas de un cliente, qué está pendiente de cobrar, cuándo… Con un software de facturación tendrás todas las facturas de clientes agrupadas, con un buscador que te facilita encontrar cualquier información en sólo unos segundos. Lo tendrás todo a mano.

Evita perder tiempo en tareas manuales

Si facturas en Excel te encontrarás que has de llevar 2 gestiones independientes: por un lado has de crear las facturas, editarlas, verificarlas, enviarlas al cliente y estar pendiente del pago. Por otro lado, has de llevar la gestión de las cuentas de tu empresa, actualizar los números y verificar que cuadran con las facturas que tienes. Es mucho trabajo y tarde o temprano acabará descuadrando.

Imagínate el tiempo que te puede ocupar encontrar un simple descuadre de números. Lo más eficiente es utilizar un programa para facturar que te evite todo este trabajo y todas las verificaciones. El software crea las facturas pero a la vez gestiona todo el tema de ingresos y gastos para que tú no tengas que ocuparte.

Conclusión

Puedes hacer la factura tanto con Excel como con un software especializado. Si gestionas muy pocas facturas al año no hay problema con hacerlo de forma manual, pero si escoges un sistema de facturación evitarás muchos problemas y ahorrarás tiempo que puedes dedicar a tu negocio. Es un área tan importante de la empresa que resulta imprescindible garantizar que funciona perfectamente. Por eso las herramientas de facturación son una de las soluciones más demandadas en PortalProgramas.

Si quieres una buena herramienta de facturación puedes probar ZGestión Facturación:

Es una solución muy sencilla para facturar, válida para cualquier negocio que está comenzando, autónomos o empresas pequeñas que quieren llevar toda la gestión de forma más eficiente y ahorrar tiempo. Podrás gestionar tu mercancía, tesorería, calcular IVA, IRPF…. es un software completo que aprenderás a usar en muy poco tiempo.

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Sobre el autor

Benjamin Segura

Benjamin Segura

Responsable de negocio en PortalProgramas. Disfruto imaginando cómo hacer la vida de las personas más fácil uniendo la innovación, la tecnología y las empresas. Como ingeniero en informática primero, y responsable de negocio después, utilizo esa experiencia para facilitar a cada empresa la selección del software más adecuado para crecer. Cuando no estoy ayudando a empresas, me gusta jugar a pádel y bailar modern jazz. Vivo en Barcelona.

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